【プリント整理】新年度スタート時に整えたい！ためない仕組み

片づけのプロ・ライフオーガナイザーとして講師の仕事をしていますが、新年度がスタートするタイミングでよくご依頼いただくのが「プリント整理」の講座。お子さまが学校や幼稚園・保育園などから持ち帰るプリントについて、「整理が上手くできない」「あっという間にプリントの山ができてしまう」というお悩みをよく聞きます。アプリや写真で管理する方法もありますが、今回は紙のまま整理するポイントをご紹介！新年度がはじまるタイミングで「プリントをためない仕組み」を作っておきましょう。

プリントを整理しておく3つのメリット

一度たまってしまうと、どこから手をつけていいのか分からないプリント。ためない仕組みを一度作っておくと、1年間楽に管理することができます。

仕組み作りに最適なタイミングは、新年度がスタートする4月。なぜなら、旧年度のプリントのほとんどは処分しても問題なく、4月が1年で一番多くの種類のプリントが配布される傾向にあるので、全体の種類と量を把握しやすいからです。
まず、プリントを整理しておくことのメリットを確認しておきましょう。

・全体量を少なくすると探しやすい
お子さまの人数が多ければ多いほど、比例してプリントの量も増えていきます。中には提出が必要なプリントもあり、管理ができていないと締切りに遅れてしまうなんてことも。
目当てのプリントを探すときに全体量が少なければ探しやすくなります。

たとえば、1,000枚のプリントの中から1枚を探すよりも、10枚の中から1枚を探すほうが楽に探せることは明らかでしょう。
不要なプリントは、ため込まずに処分する習慣をつけることが大切です。

・目的が明確になり管理がしやすい
プリント整理の際に、目的別に分けておくと管理がしやすくなります。締切りがあるもの、頻繁に確認が必要なもの、緊急時の対応など、分けておくことで必要なプリントをすぐ手にすることができますよ。

・散らかっていない状態は他の片づけにも良い影響が
プリントの整理とは直接関係ないと感じるかもしれませんが、プリントを整理することで他のモノの片づけにも良い影響があります。
プリントの整理に困っているクライアント宅でよく見かけるのは、キッチンのカウンターの上にできたプリントの山。ちょうど置きやすい高さであることと、後で確認しようと思って置きっぱなしにしているうちに、山積みになってしまうようです。

目につく場所が乱れている光景が当たり前になり、他の場所が多少乱れていても気にならない…ということも。視界に入る場所がスッキリと整頓されていると、他の場所へも良い影響があるかもしれません。

「ためない仕組み作り」ステップ1：全量の把握

ここからは、プリントをためない仕組み作りについてご紹介します。ステップ1は、全量の把握です。ステップ2の作業が楽になるので、付箋を使います。

・1か月間、プリントをチェックする
全量を把握するために、学校や幼稚園、保育園から持ち帰るプリント類を1か月間チェックして、全てのプリントを付箋に書きだしてみます。チェックのタイミングは、新年度スタートでプリントの多くなる4月がおすすめです。

・プリントを持ち帰るタイミングと種類をチェック
チェックする内容は、「いつ、どのような内容のプリントを持ち帰るのか」。
「給食献立表・月1回・前月末」「学級通信・週1回・金曜日」など、プリントの種類と持ち帰るタイミングを、付箋に1つずつ書きだしていきます。
1か月強続けると、大体のタイミングが分かりますよ。新年度が始まる4月は、年度を通じて1回しか配布されないプリントも多いので、4月にチェックしておくと全体を把握できるでしょう。

・メールやタブレットでのお知らせもチェック
プリントだけでなく、保護者宛てのメールやアプリで通知されることも多いようです。漏らさないように、プリント以外のお知らせについても付箋に書きだしてみましょう。

「ためない仕組み作り」ステップ2：分別と収納

ステップ1では、1か月の間に配布されたすべてのプリントを付箋に書きだしました。ステップ2では、その付箋を使って分けていきます。

・目的や重要度別に分ける
全ての種類のプリントを、目的や重要度によって分けてみましょう。たとえば、次のような分け方があります。

・要対応／提出などの対応が必要なもの
・保管／必要なときにすぐ確認できるようにしておくもの
・保存／頻繁に使わないが破棄せず残しておくもの
・破棄／処分しても問題がないもの

保管と保存は似ていますが、目的が異なるので分けておくことをおすすめします。

保管＝警報発令時の対応や緊急連絡網など、必要なときにすぐ手に取れるようにしておくもの
保存＝あまり使用する機会はなくても残しておこうと思うPTA会則など

このように分別すると良いでしょう。

・ルールを決める
付箋を使ってすべてのプリントを分け終わったら、それぞれについてルールを決めていきます。ルールとは、差し替えや破棄のタイミング、保管期間などです。
たとえば、「給食献立表は、新しいプリントがきたら差し替えて、古いプリントは破棄」「保健だよりは読んだらその場で破棄」など。
必要以上に保管することがないよう、ルールを決めて循環させるだけで多くのプリントをため込むことがなくなります。

・簡単にできる収納の仕組みを作る
分けてルールを決めたら、収納の方法を考えます。収納のポイントは「簡単にできる」こと。プリント整理が苦手な人にとって、「書類だからファイルに綴じなければ！」「種類ごとにインデックスをつけよう」など手間がかかる方法は長続きしません。
プリントにパンチで穴を開けたり、レバーでファイルに綴じたりといったことが面倒に感じて、つい「後でやろう」と置きっぱなしにしてしまうことはないでしょうか。

種類別にクリアファイルや個別フォルダを用意して、その中にポンと「入れておくだけ」という簡単な方法がおすすめです。
プリントの種類ごとや配布頻度などで分別し、自分が分かりやすいように保管しましょう。フォルダにラベルをつけたり色分けしたりして、探しやすい工夫をするのもおすすめです。
たとえ中身の順番が時系列になっていなかったとしても、大きな問題ではありません。分けて保管してあるので、必要なときに探すのはそれほど時間がかからないはずです。

新年度スタートのタイミングでプリントをためない仕組み作りを！

「気がついたら、キッチンカウンターの上にプリントの山が！」という人も、一度根本的に見直して仕組みを作ってしまうと、案外簡単にプリントの管理ができるようになります。大切なのは、「見た目がきれいにファイリングされている方法」ではなく、「自分が楽に続けられる方法」にすることです。自分にはどのような方法が合っているのか試してみながら、プリントをためない仕組み作りをしてみてくださいね。

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